PDF/Aとは？PDFとの違いや種類、変換方法をわかりやすく解説
- PDF/Aとは？
- PDF/Aが長期保存に適している理由
- PDF/Aの種類｜PDF/A-1～PDF/A-4の違い
- PDF/A-1～4はどう選べばいい？
- PDFをPDF/Aに変換する方法
- PDF/Aへの変換で失敗したときの対処法
- PDF/Aになっているか確認する方法
- PDF/Aに変換する前の文書整理にもAIを活用できる
- まとめ
以前保存したPDFを久しぶりに開いたとき、文字やレイアウトが変わっていたら、「PDFなら将来も同じ状態で見られる」とは限らないことに気づくかもしれません。
PDFは閲覧や共有に広く使われていますが、長期保存する文書では、将来の環境でも同じ状態で再現できることが重要です。そこで使われるのがPDF/Aです。
PDF/Aは、電子文書の長期保存を目的とした国際規格で、フォントの埋め込みや外部要素への依存などに一定の要件を設けています。
この記事では、PDF/Aとは何か、通常のPDFとの違い、PDF/A-1～PDF/A-4の特徴、PDFからPDF/Aへの変換方法や注意点をわかりやすく解説します。
PDF/Aとは？
PDF/Aとは、電子文書の長期保存を目的としたPDFの国際規格です。
正式にはISO 19005シリーズで定められており、2005年にPDF/A-1が公開されました。PDF/A-1はPDF 1.4をベースとしており、その後PDF/A-2、PDF/A-3、PDF/A-4へと規格が発展しています。
PDF/Aでは、将来、作成時とは異なるソフトウェアや環境で開いても、文書の見た目をできるだけ同じように再現できることが重視されています。そのため、フォントの埋め込みや外部要素への依存を抑えるなど、文書を安定して再現するための要件が定められています。
PDFとPDF/Aの違い
通常のPDFは、閲覧や共有など幅広い用途に対応できる汎用的な文書形式です。一方、PDF/Aは長期保存を目的としているため、利用できる機能や文書の構成に一定の制約があります。
| 項目 | PDF/A | |
|---|---|---|
| 主な目的 | 閲覧・共有・配布 | 長期保存 |
| フォント | 必ずしも埋め込みが必要ではない | フォントの埋め込みが基本 |
| 外部要素への依存 | 条件によって利用可能 | 長期保存のため制限 |
| 暗号化 | 利用可能 | 原則として不可 |
| 動画・音声など | 利用可能 | PDF/A-1～3では不可 |
PDF/Aが長期保存に適している理由
PDF/Aの大きな特徴は、文書を特定のソフトウェアや環境だけに依存させないことです。
たとえば、PDF/A-1～3では使用するフォントを埋め込むことが求められています。フォントが外部環境に依存していると、将来そのフォントを利用できなくなった際に、文字の表示を正確に再現できない可能性があるためです。
こうした仕組みによって、PDF/Aは「今開けること」だけでなく、「将来も同じ文書として扱えること」を重視しています。
そのため、次のような長期保存が必要な文書で利用が検討されます。
- 公文書・行政文書
- 契約書などの法務関連文書
- 請求書・会計関連書類
- 研究資料・技術文書
- 長期間保管する社内記録
ただし、すべてのPDFをPDF/Aに変換する必要があるわけではありません。
一時的に利用する資料や、通常の閲覧・共有だけを目的としたPDFであれば、通常のPDFで十分な場合もあります。長期間にわたって保存する必要があるか、将来も同じ状態で参照する必要があるかによって、PDF/Aへの変換を検討します。
PDF/Aの種類｜PDF/A-1～PDF/A-4の違い
PDF/Aには複数の規格があり、それぞれ基盤となるPDF仕様や対応する機能が異なります。
| 規格 | 主な特徴 |
|---|---|
| PDF/A-1 | 長期保存の基本要件に対応 |
| PDF/A-2 | JPEG 2000や透明効果など、対応機能を拡張 |
| PDF/A-3 | PDF以外のファイルを埋め込んで保存可能 |
| PDF/A-4 | PDF 2.0に対応し、3D文書などの保存にも対応 |
PDF/A-1
PDF/A-1はPDF/Aファミリーの最初の規格で、長期保存に必要な基本的な要件を定めています。次の2つの適合レベルがあります。
- PDF/A-1a：文書の論理構造や意味情報まで含めて要件を満たす
- PDF/A-1b：主に文書の外観を正確に再現することを重視する
つまり、1aは文書構造まで含めた保存を重視し、1bは見た目の再現を重視した規格です。
PDF/A-2
PDF/A-2はPDF/A-1よりも幅広いPDFの機能に対応しています。透明効果やJPEG 2000、レイヤーなどに対応した点が特徴です。
適合レベルは以下の3つです。
- PDF/A-2a：文書構造・意味情報まで考慮
- PDF/A-2b：主に視覚的な再現性を重視
- PDF/A-2u：Unicodeによるテキスト情報の保持を追加
PDF/A-3
PDF/A-3はPDF/A-2を拡張した規格で、PDFに任意の形式のファイルを埋め込めることが大きな特徴です。
たとえば、PDFで表示する請求書に、機械処理用のXMLデータを関連ファイルとして添付するような使い方が考えられます。
PDF/A-3も、PDF/A-2と同じくa・b・uの3つの適合レベルに分かれています。
PDF/A-4
PDF/A-4はISO 19005-4:2020として2020年に公開されました。
PDF/A-1～3とは異なり、PDF/A-4では従来のa・b・uという分類を使用しません。PDF/A-4には、基本となるPDF/A-4に加えて、用途に応じたPDF/A-4eとPDF/A-4fがあります。
- PDF/A-4e：3Dコンテンツを含むエンジニアリング文書に対応
- PDF/A-4f：任意の形式のファイルを埋め込んで保存できる
なお、以前のPDF/A規格に準拠した文書を、すべてPDF/A-4へ変換しなければならないわけではありません。PDF/A-1～3もそれぞれ現在有効な規格として扱われています。
PDF/A-1～4はどう選べばいい？
PDF/Aのバージョンは、「新しいほど必ず適している」という単純なものではありません。
保存する文書の種類や必要な機能、利用するシステム、提出先の指定などを確認して選ぶ必要があります。
大まかに整理すると、次のように考えられます。
| 目的・要件 | 規格 |
|---|---|
| 基本的な長期保存 | PDF/A-1・PDF/A-2 |
| より新しいPDF仕様を利用したい | PDF/A-2 |
| PDFと関連ファイルを一緒に保存したい | PDF/A-3 |
| 3Dを含むエンジニアリング文書を保存したい | PDF/A-4e |
特に業務で利用する場合は、社内の保存ルールやシステム、取引先・行政機関などから指定された規格があるかを先に確認することが大切です。
PDFをPDF/Aに変換する方法
通常のPDFをPDF/Aにする場合、単純にファイルの拡張子を変更するだけではありません。
PDF/Aが求める条件を満たすように、PDFの内容を確認・調整したうえで変換し、最後に適合しているかを検証する必要があります。
変換前に確認したいポイント
特に確認しておきたいのは、次のような項目です。
- 使用しているフォントが適切に埋め込まれているか
- PDFが暗号化されていないか
- PDF/Aで制限されるコンテンツが含まれていないか
- 外部コンテンツに依存していないか
- 元のPDF自体に破損や表示上の問題がないか
Adobe AcrobatでPDF/Aに変換する
普段からAdobe Acrobatを使っている場合は、Acrobat ProでPDFをPDF/A形式に変換できます。
PDF/Aへの変換はAcrobat Proの機能です。Acrobat Readerなどの無料版では、同じ方法でPDFをPDF/Aに変換することはできません。
オンラインツールでPDF/Aに変換する
無料で手軽に変換したい場合は、オンラインツールを利用する方法もあります。実際にSmallpdfの「PDFをPDF/Aに変換」を試したところ、無料で利用でき、PDFをアップロードした後に変換するPDF/Aの規格も選択できました。
ただし、現時点では最新のPDF/A-4には対応していません。PDF/A-1やPDF/A-2、PDF/A-3などへの変換を無料で行いたい場合は、おすすめです。
Wordなどの元データからPDF/Aを作成する
元になったWordなどのファイルが残っている場合は、既存のPDFを変換するだけでなく、元データからPDF/Aを作成する方法もあります。
Wordなら、追加のソフトを使わずに「名前を付けて保存」からPDF/Aとして保存できます。手順は以下のとおりです。
Step1.「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。
Step2.「ファイルの種類」で「PDF」を選択します。
Step3.「オプション」をクリックして「IPDF/A 準拠」にチェックを入れます。
Step4.「OK」をクリックして保存します。
この方法ではPDF/Aの規格を個別に選択することはできず、ISO 19005-1に準拠したPDF/A-1として保存されます。
PDF/Aへの変換で失敗したときの対処法
PDF/Aへの変換時にエラーが発生した場合は、PDF/Aの要件を満たしていない要素が含まれていないか確認します。
| 主な原因 | 対処方法 |
|---|---|
| フォントが適切に埋め込まれていない | フォントを確認してPDFを再作成する |
| 暗号化されている | 暗号化を解除してから変換する |
| PDF/Aの対象規格で認められていない機能が含まれている | 該当する機能を確認し、削除・置換してから変換する |
| 元PDFが破損している | Wordなどの元データから再作成する |
ここで注意したいのが、「PDF/Aに変換できた」ことと「PDF/Aの規格に準拠している」ことは同じではないという点です。
そのため、変換後はPDF/Aの規格に準拠しているかを検証することが大切です。
PDF/Aになっているか確認する方法
PDF/Aとして保存した後は、規格への適合状況を確認しましょう。
PDF/Aかどうかを簡単に確認したい場合は、iBoomto AIでPDFを開く方法があります。PDF/Aとして認識されると、画面上部にメッセージバーが表示されます。
Tips:
右の「編集を有効にする」をクリックすると、PDF/AをPDFに変換できます。
より詳しく適合状況を確認する場合は、PDF/Aの検証に特化したオープンソースのツールとしてveraPDFもあります。veraPDFはPDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3、PDF/A-4の検証ルールに対応しており、それぞれの規格や適合レベルに応じて適合性をチェックできます。
変換後は、以下の点を確認すると安心です。
- PDF/Aの規格と適合レベル
- 検証結果が「適合」となっているか
- エラーや警告が表示されていないか
Tips:
veraPDF公式のDemoをオンラインで試すこともできます。
PDF/Aに変換する前の文書整理にもAIを活用できる
PDF/Aとして保存する前に、文書の内容を確認し、必要な情報を整理したり、修正が必要な箇所を見つけたりすることがあります。こうした作業には、PDFを読み取って要約や質問ができるAIツールも役立ちます。
iBoomtoなら、PDFの内容を要約したり、気になる箇所についてAIに質問したりできます。さらに、修正が必要な箇所を見つけた場合は、PDFを直接編集できるため、WordやPowerPointに戻して修正する手間も省けます。Windows版のiBoomto AIはローカルで処理できるため、機密性の高い文書を扱う場合にも利用できます。
PDF/Aへの変換前にPDFの内容を効率よく確認・整理したい場合は、iBoomtoのようなAIドキュメントエージェントを活用する方法もあります。
今すぐ無料ダウンロードまとめ
PDF/Aは、電子文書を長期保存するためのPDF規格で、PDF/A-1～PDF/A-4など複数の規格があります。PDFをPDF/Aに変換したい場合は、今回紹介した方法を参考にしてみてください。実際に試してみたところ、比較的手軽にPDF/Aへ変換できました。また、変換前にPDFの内容を確認したり、要約・編集したりする必要がある場合は、AIドキュメントエージェントを搭載したiBoomtoも活用できます。
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