So können Sie eine E-Mail als PDF speichern - Gmail und Outlook

Auf dieser Seite

So kann man E-Mail auf dem Smartphone als PDF speichern
So kann man Gmail am Computer als PDF speichern
So kann man Outlook E-Mail am Computer als PDF speichern
FAQ: E-Mail als PDF speichern
Fazit

Wenn Sie eine wichtige E-Mail – etwa eine Zahlungsbestätigung, einen Vertrag oder eine wichtige Unterhaltung – dauerhaft sichern möchten, können Sie sie einfach als PDF speichern. So bleibt der Inhalt unabhängig von Ihrem Posteingang erhalten und lässt sich später problemlos teilen, archivieren oder ausdrucken.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail als PDF speichern können – sowohl auf dem Smartphone als auch am Computer. Wir zeigen Ihnen die Schritte für Gmail und Outlook, ohne dass Sie zusätzliche Software benötigen.

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So kann man E-Mail auf dem Smartphone als PDF speichern

Ob iPhone oder Android: Wenn Sie eine E-Mail auf dem Smartphone als PDF speichern möchten, funktioniert der Vorgang über die Druckfunktion. Die einzelnen Schritte können je nach Gerät und App leicht abweichen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Gmail auf einem iPhone als Beispiel.

E-Mail auf dem iPhone als PDF speichern

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie als PDF speichern möchten.

2. Tippen Sie oben rechts auf das Symbol mit den drei Punkten.

3. Wählen Sie Alle Drucken aus.

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4. In der Druckvorschau ziehen Sie zwei Finger auf der Vorschau auseinander, um die Ansicht zu vergrößern.

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5. Nach dem Vergrößern wird die E-Mail als PDF-Vorschau angezeigt. Tippen Sie oben rechts auf das Teilen-Symbol.

6. Wählen Sie Sichern und legen Sie den gewünschten Speicherort fest.

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Auf diese Weise können Sie eine E-Mail schnell als PDF speichern und später über die Dateien-App wieder aufrufen oder weitergeben.

E-Mails auf Android in PDF umwandeln

Wenn Sie ein Android-Smartphone verwenden, ist der Vorgang ähnlich. Öffnen Sie zunächst die gewünschte E-Mail und wählen Sie über das Menü die Option Drucken aus. Wählen Sie anschließend Als PDF speichern als Druckziel und tippen Sie auf Speichern.

So können Sie eine E-Mail in PDF umwandeln, ohne eine zusätzliche App installieren zu müssen. Wenn Sie anschließend den Text aus der gespeicherten PDF-Datei weiterverarbeiten möchten, können Sie Text aus PDF extrahieren.

So kann man Gmail am Computer als PDF speichern

Auch am Computer können Sie eine E-Mail direkt über Gmail als PDF speichern. Dafür benötigen Sie lediglich einen Browser wie Chrome, Safari oder Microsoft Edge.

E-Mail in PDF umwandeln über Gmail

1. Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser und rufen Sie die E-Mail auf, die Sie speichern möchten.

2. Klicken Sie oben rechts in der E-Mail auf das Druckersymbol.

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3. Suchen Sie im Druckfenster nach dem Feld Ziel und wählen Sie Als PDF speichern aus.

4. Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie den gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer.

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Tipp:

Die Methode funktioniert unter anderem mit Chrome, Safari und Edge. Wenn Ihre E-Mail Bilder enthält, aktivieren Sie im Druckfenster die Option Hintergrundgrafiken, damit das ursprüngliche Layout möglichst vollständig im PDF erhalten bleibt.

Wenn Sie regelmäßig E-Mails archivieren, ist diese Methode besonders praktisch: Mit wenigen Klicks lässt sich eine wichtige Nachricht als PDF sichern und unabhängig vom Gmail-Postfach aufbewahren. Wenn Sie den Inhalt anschließend in einem strukturierten Format weiterverarbeiten möchten, können Sie das PDF beispielsweise in Markdown umwandeln.

So kann man Outlook E-Mail am Computer als PDF speichern

Bei Outlook gibt es je nach verwendeter Version unterschiedliche Vorgehensweisen. Die Schritte unterscheiden sich vor allem zwischen der Outlook-Desktop-App und Outlook im Web.

Outlook E-Mail als PDF speichern in der Desktop-App

Wenn Sie Microsoft Outlook als Desktop-Anwendung verwenden, können Sie eine E-Mail direkt über die Druckfunktion als PDF speichern.

1. Öffnen Sie die E-Mail in der Outlook-App.

2. Klicken Sie auf Datei → Drucken.

3. Wählen Sie im Feld Drucker die Option Microsoft Print to PDF aus.

4. Klicken Sie auf Drucken.

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5. Geben Sie der PDF-Datei einen Namen, wählen Sie den gewünschten Speicherort und klicken Sie auf Speichern.

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Tipp:

Unter Windows können Sie mit Strg + P direkt das Druckfenster öffnen. Auf dem Mac funktioniert dies mit ⌘ + P.

Outlook Mail in PDF umwandeln über Outlook im Web

Auch mit der Webversion von Outlook können Sie eine E-Mail schnell als PDF speichern. Dafür benötigen Sie lediglich einen Browser.

Öffnen Sie die gewünschte E-Mail in Ihrem Browser.
Klicken Sie in der oberen Symbolleiste der E-Mail auf die drei Punkte (⋯).
Wählen Sie Drucken aus.
Ändern Sie im Druckfenster das Ziel zu Als PDF speichern.
Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie den gewünschten Speicherort aus.

Auf diese Weise können Sie eine Outlook Mail in PDF umwandeln, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Anschließend können Sie die gespeicherte PDF-Datei bei Bedarf mit einem KI-Agenten weiterverarbeiten.

FAQ: E-Mail als PDF speichern

Nein. Sie benötigen keinen physischen Drucker. Funktionen wie Als PDF speichern oder Microsoft Print to PDF arbeiten wie ein virtueller Drucker und erstellen aus dem Inhalt Ihrer E-Mail eine digitale PDF-Datei.

In der Regel bleiben der Text, Bilder und grundlegende Formatierungen der E-Mail im PDF erhalten. Das genaue Ergebnis hängt jedoch von der verwendeten E-Mail-App und den Druckeinstellungen ab. Wenn Bilder oder Design Elemente fehlen, aktivieren Sie – sofern verfügbar – die Option Hintergrundgrafiken im Druckdialog.

Beim E-mail in PDF umwandeln werden normalerweise wichtige Angaben wie Absender, Empfänger, Datum und Betreff als Teil des sichtbaren E-Mail-Inhalts übernommen. Technische E-Mail-Metadaten, beispielsweise vollständige SMTP-Header, werden durch den PDF-Druck jedoch nicht automatisch in die PDF-Datei übertragen.

Nein. Wenn Sie eine E-Mail als PDF speichern, wird normalerweise nur der sichtbare Inhalt der E-Mail als PDF ausgegeben. Anhänge werden nicht automatisch in das PDF-Dokument eingebettet. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag oder eine Rechnung aus dem Anhang benötigen, sollten Sie die Datei separat herunterladen. Anschließend können Sie sie bei Bedarf mit einer PDF-Bearbeitungssoftware mit der E-Mail-PDF zusammenführen.

Eine als PDF gespeicherte E-Mail kann in vielen Situationen als Dokumentation oder Nachweis verwendet werden. Ob sie als formeller rechtlicher Beweis ausreicht, hängt jedoch vom jeweiligen Land, der konkreten Situation und den Anforderungen des Verfahrens ab. Wenn die E-Mail für einen rechtlich wichtigen Vorgang benötigt wird, sollten Sie sich im Zweifel von einer qualifizierten Rechtsberatung informieren lassen.

Das hängt vom jeweiligen Anbieter und dessen Datenschutzpraktiken ab. Enthält Ihre E-Mail vertrauliche Informationen wie personenbezogene Daten, Verträge oder Finanzinformationen, ist es in der Regel sinnvoller, die integrierten PDF-Funktionen von Gmail oder Outlook zu verwenden.

In Gmail können Sie die gesamte Unterhaltung öffnen, auf das Druckersymbol klicken und anschließend Als PDF speichern auswählen. Dadurch können die Nachrichten des Gesprächsverlaufs gemeinsam als PDF ausgegeben werden. Auch in Outlook können Sie eine E-Mail-Konversation über die Druckfunktion als PDF speichern. Die genauen Optionen hängen dabei von der verwendeten Outlook-Version ab. Bei längeren Gesprächsverläufen können Sie das gespeicherte PDF anschließend auch mit KI zusammenfassen, um die wichtigsten Inhalte schneller zu erfassen.

Gmail bietet keine native Funktion, um mehrere E-Mails als PDF zu exportieren. In der Outlook-Desktop-App können Sie jedoch mehrere E-Mails per Strg + Klick auswählen und diese mithilfe von „Microsoft Print to PDF“ gemeinsam als eine einzige PDF-Datei drucken.

Fazit

Eine E-Mail als PDF zu speichern ist unkompliziert und funktioniert sowohl auf dem Smartphone als auch am Computer. Gmail und Outlook bieten dafür bereits integrierte Druck- beziehungsweise PDF-Funktionen.

Egal, ob Sie eine wichtige Nachricht archivieren, einen Vertrag sichern oder eine E-Mail weitergeben möchten: Mit wenigen Schritten können Sie Ihre E-Mails als PDF speichern und unabhängig von Ihrem Posteingang aufbewahren.