Connexion
Connexion
Pas de superflu. Juste du neuf et du gratuit. (Démos, crédits, mises à jour et nos coups de cœur)
Merci pour votre abonnement ! Restez à l'écoute pour découvrir nos démos, crédits et mises à jour.
Un nouvel employé doit répondre à une demande client, mais les informations pertinentes sont éparpillées dans une multitude de documents et d'e-mails. Un chercheur a besoin de données expérimentales, mais ne parvient pas à localiser les enregistrements d'essais correspondants dans les travaux de recherche associés. Un technicien de maintenance expérimenté part à la retraite, emportant avec lui son expertise en matière de diagnostic de pannes ; son remplaçant doit alors parcourir des centaines de pages de manuels pour trouver une seule étape de réparation. Les exemples de ce type sont légion. Il est devenu urgent de recourir à des logiciels d'IA pour assurer une gestion intelligente des connaissances et accroître significativement l'efficacité au travail.
Les logiciels de gestion des connaissances par IA permettent de collecter, de stocker et de récupérer des informations. Ils autorisent des recherches en langage naturel, facilitant ainsi une gestion automatisée et intelligente des connaissances. Cet article présente brièvement le concept de l’IA pour la gestion des connaissances et les meilleurs logiciels connexes.
L’IA pour la gestion des connaissances désigne l’utilisation de l’intelligence artificielle afin de centraliser, d’organiser et d’exploiter les savoirs d’une organisation.
Les logiciels de gestion des connaissances par IA facilitent cette démarche en analysant les documents, en structurant leur contenu et en répondant aux questions formulées en langage naturel. Leur fonctionnement repose sur trois étapes principales :
Saisie des connaissances
Tout commence par la collecte de contenus provenant de différentes sources : fichiers PDF, manuels, rapports ou documents de projet. Selon les fonctionnalités disponibles, le logiciel peut également prendre en charge des documents numérisés, des feuilles de calcul et des images.
Stockage et mise en relation des connaissances
Une fois importés, les contenus sont indexés et organisés pour permettre une recherche unifiée, quel que soit leur emplacement d’origine. Le logiciel facilite ainsi l’accès aux informations dispersées entre différents dossiers, systèmes ou départements, et contribue à briser les « silos de connaissances ».
Exploitation des connaissances
Les utilisateurs peuvent ensuite interroger les contenus en langage naturel, sans avoir à rechercher manuellement des mots-clés. À partir des documents indexés, le système retrouve les passages pertinents et génère des réponses adaptées aux questions posées.
De nombreuses solutions s’appuient sur la génération augmentée par récupération (RAG, pour Retrieval-Augmented Generation). Cette méthode consiste à rechercher d’abord les informations pertinentes dans les documents disponibles, puis à demander à un modèle de langage de formuler une réponse à partir des résultats obtenus. Cette approche peut réduire le risque d’hallucinations de l’IA, sans toutefois l’éliminer complètement.
L’IA pour la gestion des connaissances aide ainsi les organisations à mieux exploiter leurs ressources documentaires, tout en limitant les difficultés liées à la dispersion des informations et au temps consacré à leur recherche.
Les avantages de l'IA pour la gestion des connaissances sont liés aux points évoqués précédemment.
Selon le rôle, les scénarios d’utilisation de la gestion des connaissances assistée par l’IA varient au sein d’une entreprise :
|
Fonction |
Cas d’utilisation typique |
|
Gestion de projet |
Retrouver rapidement la documentation des projets et les retours d’expérience |
|
Service client |
Fournir des réponses cohérentes à partir des documents sur les produits et les services |
|
Maintenance |
Rechercher dans les manuels de maintenance, les guides de diagnostic des pannes et les rapports d’intervention |
|
Informatique |
Consulter la documentation technique et les politiques internes |
|
Ressources humaines et formation |
Permettre aux nouveaux employés de trouver eux-mêmes des réponses aux questions sur les procédures |
L'aperçu suivant présente dix outils de gestion des connaissances avec l'IA. L'évaluation se fonde sur les critères mentionnés dans la section précédente.
NotebookLM est un carnet de notes basé sur l'IA, développé par Google, qui fonctionne exclusivement à partir des sources ajoutées par les utilisateurs. Celles-ci peuvent inclure, entre autres, des fichiers PDF, des pages web, des documents Google Docs, des vidéos YouTube et des fichiers audio. L'application synthétise les contenus, répond aux questions et étaye ses réponses en renvoyant aux passages correspondants dans les sources.
Raisons de recommandation : accès initial gratuit, réponses étayées, bien adapté à l'analyse d'ensembles de documents délimités.
iBoomto AI est un agent d'IA développé par l'équipe d'iBoomto. Compatible avec les systèmes Windows, il a été lancé en 2026. Conçu par une équipe d'experts cumulant 20 ans d'expérience dans le secteur informatique, cet agent d'IA intègre plusieurs modèles d'IA aboutis actuellement disponibles sur le marché. Il permet de télécharger facilement de grands modèles de langage sur votre ordinateur, tout en garantissant un haut niveau de sécurité des données. Il offre d'excellents résultats avec des modèles de grande envergure, dispose de solides capacités d'intégration des connaissances et génère des résultats précis et faciles à exploiter. S’agissant d’un outil récemment lancé, il fait l’objet d’un développement et de mises à jour en continu.
Télécharger gratuitement
Notion AI n'est pas un outil autonome, mais la fonctionnalité d'IA intégrée à l'espace de travail pour l’extraction et la gestion des connaissances. Elle répond à des questions sur le contenu de la base de connaissances Notion, résumé des pages et prend en charge des tâches telles que la rédaction de comptes-rendus de réunion. Grâce à la fonction « Recherche Enterprise », il est également possible d'effectuer des recherches dans des applications connectées, telles que Slack, Google Drive, SharePoint ou OneDrive.
Raisons de recommandation : idéal pour les équipes qui gèrent déjà leur wiki sur Notion et souhaitent y ajouter une recherche assistée par IA.
ClickUp est une plateforme de travail dédiée aux projets, aux tâches et à la documentation. Son module d'IA, baptisé « ClickUp Brain », parcourt les tâches, les documents, les wikis et les commentaires pour répondre aux questions en citant la source correspondante.
Raisons de recommandation : judicieux si la gestion de projet et la gestion des connaissances doivent être réunies au sein d'une même plateforme.
Slite est une base de connaissances dotée d’un assistant IA intégré baptisé « Ask » pour la gestion des connaissances en entreprise. Au lieu de saisir des mots-clés, les collaborateurs posent des questions en langage naturel et obtiennent une réponse synthétisée, accompagnée de références aux documents sources.
Raisons de recommandation : clair, axé sur la gestion des connaissances et bien adapté aux petites et moyennes équipes.
Foxit AI est la plateforme d'IA autonome et basée sur le Web, proposée par Foxit pour la gestion de connaissances. Aucun éditeur PDF n'est requis. Les fichiers PDF importés peuvent être résumés, analysés et interrogés.
Raisons de recommandation : démarrage rapide pour l'analyse de fichiers PDF individuels avec OCR et évaluation multi-fichiers.
Bit.ai est une plateforme destinée à la création collaborative de documents, de wikis et de bases de connaissances, facilitant ainsi la gestion des connaissances dans un projet. Il est possible d'intégrer dans les documents des contenus multimédias, des fichiers ainsi que des éléments provenant de plus de 100 applications, telles que Google Drive, OneDrive ou Box.
Raisons de recommandation : convient aux équipes qui souhaitent avant tout créer et structurer de la documentation de manière collaborative.
Guru est une plateforme de connaissances basée sur l'IA qui met à disposition des informations vérifiées là où les collaborateurs travaillent, notamment dans Slack, Microsoft Teams ou le navigateur Chrome. Sa particularité réside dans le processus de vérification : des experts valident les contenus et les informations obsolètes sont signalées.
Raisons de recommandation : adaptée aux équipes du service client et des ventes qui ont besoin de réponses fiables et vérifiées au quotidien.
Zendesk est une plateforme de service client dotée d'une base de connaissances intégrée. Le centre d'aide permet de mettre à disposition des articles, que ce soit pour les clients ou en tant que base de connaissances interne. La recherche générative fournit des réponses générées par l'IA aux requêtes de recherche, en s'appuyant sur le contenu du centre d'aide.
Raisons de recommandation : le choix qui s'impose pour les organisations de service souhaitant associer la connaissance client aux processus de gestion des tickets.
Nous avons sélectionné ci-dessus plusieurs logiciels de la gestion des connaissances par IA. Toutefois, l'examen simultané de plusieurs programmes peut s'avérer long et fastidieux. Si vous ne savez pas par où commencer, les critères de sélection suivants vous aideront à trouver efficacement la solution de gestion des connaissances basée sur l'IA la mieux adaptée à votre entreprise :
Sources de données et formats de fichiers
Vérifiez les formats que le logiciel est capable de prendre en charge. Pour les entreprises qui manipulent un grand nombre de documents PDF, il est important de savoir si l’outil peut également traiter des documents numérisés, des tableaux et des images. iBoomto, par exemple, est particulièrement adapté à la gestion des connaissances à partir de documents, tandis que Notion AI convient davantage au traitement de notes.
Traçabilité des réponses
Les solutions qui indiquent précisément les passages des documents utilisés pour formuler leurs réponses sont particulièrement utiles, car elles permettent de vérifier facilement les informations fournies.
Intégration aux systèmes existants
En fonction de vos besoins, déterminez si le logiciel doit pouvoir s’intégrer à vos bibliothèques de documents et aux applications que vous utilisez déjà.
Sécurité et RGPD
Vérifiez si le traitement des données s’effectue dans le cloud ou en local, comment les fichiers importés sont traités et si la solution respecte les politiques de protection des données de votre entreprise. Le traitement en local offre un meilleur contrôle sur les documents sensibles.
Facilité d'utilisation
La solution doit être simple à utiliser, même sans connaissances techniques préalables, afin de faciliter son adoption et son utilisation dans les différents services de l’entreprise.
Transparence des coûts
Veillez à ce que les tarifs soient clairement présentés et vérifiez quelles fonctionnalités sont accessibles gratuitement.
Une fois que vous avez sélectionné un logiciel de gestion des connaissances basé sur l'IA qui répond à vos besoins, vous pouvez commencer à vous exercer. Nous prenons ici l'exemple d'iBoomto pour illustrer comment utiliser un logiciel d'IA dédié à une gestion intelligente des connaissances.
Au sein des entreprises, une grande partie des connaissances est stockée sous forme de documents PDF : manuels, contrats, rapports ou documents de projet. iBoomto rend ces contenus accessibles par le biais d'un dialogue.
Étape 1. Rendez-vous sur le site officiel d’iBoomto pour télécharger le logiciel, disponible uniquement sous Windows.
Étape 2. Importez un ou plusieurs documents depuis la même fenêtre. Vous pouvez choisir parmi plusieurs prompts prédéfinies ci-dessous, comme celle permettant de résumer un fichier PDF.
Il est recommandé d’opter pour Chat local, qui offre une meilleure confidentialité, notamment si vos connaissances contiennent des informations particulièrement sensibles.
Étape 3. Posez vos questions dans la fenêtre de discussion, par exemple sur une expérience particulière, des exigences mentionnées dans un manuel ou les différences entre plusieurs documents.
Étape 4. Consultez les réponses générées à partir du contenu des fichiers importés et posez des questions complémentaires pour approfondir certains points.
Si le fichier que vous avez importé contient des informations complémentaires pertinentes, iBoomto AI vous fournira les réponses correspondantes ; si, en revanche, le fichier ne contient aucune information pertinente, aucun contenu infondé ne sera généré.
Conseil :
Les documents provenant de différents domaines peuvent être importés dans des espaces de discussion distincts, que vous pouvez nommer et classer selon vos besoins. Cette organisation facilite la gestion des connaissances entre plusieurs domaines.
Retrouver une information n’est souvent qu’une première étape. Une fois les connaissances contenues dans vos documents accessibles, vous pouvez aller plus loin : résumer des contenus, comparer plusieurs documents ou encore extraire des tableaux et du texte. Avec iBoomto, vous pouvez commencer à utiliser ces fonctionnalités immédiatement. Les fonctions de base sont gratuites et vous avez le choix entre un déploiement en ligne et une installation locale.
C’est pourquoi il est préférable de choisir un système de gestion des connaissances intégrant l’IA et offrant une prise en main facile. iBoomto, par exemple, est l'un des outils les plus conviviaux.
Les logiciels de gestion des connaissances par IA remplacent les recherches fastidieuses dans des dossiers et documents désorganisés par des requêtes précises, résolvant ainsi des problèmes tels que le cloisonnement des connaissances, les recherches chronophages et la lenteur des flux de travail. Par ailleurs, l'analyse des connaissances et le résumé de PDF peuvent être déléguées à ces outils dotés d'IA, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et des décisions stratégiques. Le choix de la solution idéale dépend des sources de données disponibles, des exigences en matière de protection des données et d'intégration, ainsi que de la facilité d'utilisation. Grâce aux méthodes et outils appropriés, il est possible d'accroître considérablement la productivité, tant au niveau des équipes que des individus. Adoptez dès aujourd'hui un logiciel d'IA pour votre gestion des connaissances.
