Connexion
Connexion
Pas de superflu. Juste du neuf et du gratuit. (Démos, crédits, mises à jour et nos coups de cœur)
Merci pour votre abonnement ! Restez à l'écoute pour découvrir nos démos, crédits et mises à jour.
Les fichiers PDF sont aujourd'hui largement utilisés au travail et dans la vie quotidienne, mais les comprenez-vous parfaitement ? Connaissez-vous, par exemple, PDF/A c'est quoi ?
En bref, le format PDF/A est une norme ISO fondée sur le PDF et conçue pour l'archivage à long terme. Il définit des exigences claires concernant l'incorporation des polices et la dépendance aux éléments externes. Pour les documents destinés à être conservés à long terme, il est crucial de garantir que leur contenu puisse être restauré à l'identique dans des environnements futurs. Le PDF/A a été développé pour répondre à ce besoin.
Cet article présente en détail le PDF/A, ses différences avec les PDF classiques, les caractéristiques de chaque version (de PDF/A-1 à PDF/A-4) et la procédure de conversion des PDF au format PDF/A, ainsi que les précautions à prendre.
PDF/A est une norme internationale pour les documents PDF conçus pour la conservation à long terme. Son objectif principal est de garantir que les documents conservent autant que possible leur apparence et leur contenu d'origine, même lorsqu'ils sont consultés avec différents logiciels de lecture ou sur différents appareils.
Pour cela, le PDF/A impose notamment l'incorporation des polices utilisées et limite les dépendances à des ressources externes.
Cette norme est formellement définie par la série de spécifications ISO 19005, avec la version PDF/A-1 publiée en 2005. PDF/A-1 repose sur PDF 1.4. Les versions PDF/A-2, PDF/A-3 et PDF/A-4 ont ensuite étendu la norme.
Le PDF est un format de document électronique à usage général, tandis que le PDF/A est une norme ISO basée sur le PDF, spécifiquement conçue pour la conservation à long terme et l'archivage électronique. Les fichiers conformes à cette norme sont essentiellement des fichiers PDF pouvant être conservés à long terme.
La principale différence entre les deux ne réside pas dans l'extension de fichier, mais dans le fait que le format PDF/A impose des restrictions supplémentaires sur la structure, les ressources et les fonctionnalités du document afin d'améliorer la fiabilité de sa présentation à long terme. Hormis cela, un PDF/A s'ouvre et se lit comme n'importe quel PDF, et certaines opérations courantes, comme l'extraction de texte, restent possibles.
Le PDF/A étant conçu pour l'archivage à long terme, il présente certaines limitations en termes de fonctionnalités et de structure des documents. Le tableau de pdf vs. pdf/a ci-dessous illustre clairement les différences entre les deux formats.
| Critère | PDF/A | |
| Objectif principal | Consultation, partage et diffusion | Conservation à long terme |
| Polices de caractères | Leur intégration n'est pas toujours obligatoire | Toutes les polices doivent être incorporées |
| Dépendance aux ressources externes | Autorisée sous certaines conditions | Limitée pour garantir la pérennité du document |
| Chiffrement | Possible | Non autorisé |
| Contenus multimédias (vidéo, audio, etc.) | Pris en charge | Interdits dans PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3, sous réserve des dispositions propres à chaque version. Le PDF/A-4e autorise les modèles 3D interactifs pour les flux de travail d'ingénierie. |
Une caractéristique essentielle du format PDF/A est l'indépendance de son contenu vis-à-vis des logiciels et environnements spécifiques.
Par exemple, les normes PDF/A imposent d'incorporer les polices. Sans cela, le document dépend des polices installées sur l'ordinateur : le texte peut alors s'afficher différemment, voire devenir illisible, sur un autre poste ou quelques années plus tard.
L'idée est simple : un document qui s'ouvre aujourd'hui doit s'afficher à l'identique demain.
Par conséquent, vous pouvez envisager d'utiliser ce format pour les documents destinés à être conservés à long terme. Citons par exemple :
Toutefois, il n'est pas nécessaire de convertir tous les fichiers PDF au format PDF/A.
Pour les fichiers destinés à un usage temporaire, ou uniquement à la consultation et au partage réguliers, le PDF standard est souvent suffisant. La décision de convertir ou non le fichier au format PDF/A dépend de sa durée de conservation et de la nécessité de le consulter ultérieurement dans le même état.
Le format PDF/A comprend plusieurs normes, chacune basée sur des spécifications PDF différentes et autorisant des fonctionnalités différentes.
| Version | Principales caractéristiques |
| PDF/A-1 | Répond aux exigences fondamentales de la conservation à long terme |
| PDF/A-2 | Étend la prise en charge de certaines fonctionnalités, notamment JPEG 2000 et la transparence |
| PDF/A-3 | Permet d'incorporer des fichiers dans des formats autres que le PDF au sein du document archivé |
| PDF/A-4 | Repose sur PDF 2.0 et prend en charge de nouvelles possibilités d'archivage, notamment pour certains documents 3D |
La norme PDF/A-1 est la première de la série PDF/A et spécifie les exigences de base pour la conservation à long terme. Elle comprend deux niveaux de conformité :
En résumé, le niveau A ajoute des exigences relatives à la structure logique du document, tandis que le niveau B porte principalement sur la fidélité de son apparence visuelle.
Comparé à PDF/A-1, PDF/A-2 prend en charge un plus large éventail de fonctionnalités PDF. Ses principales caractéristiques incluent la gestion de la transparence, JPEG 2000 et des calques.
Il comprend les trois niveaux de conformité suivants :
PDF/A-3 est une norme qui étend PDF/A-2. Sa principale particularité est de permettre l'incorporation de fichiers joints de formats variés dans un document PDF/A-3, conformément aux exigences de la norme.
Par exemple, des données XML destinées au traitement automatique peuvent être jointes à une facture au format PDF.
Comme PDF/A-2, PDF/A-3 comporte trois niveaux de conformité : a, b et u.
La norme PDF/A-4, publiée en 2020, est la norme ISO 19005-4:2020.
Contrairement aux normes PDF/A-1 à PDF/A-3, la norme PDF/A-4 n'utilise plus l'ancien système de classification a, b, u. Outre la norme PDF/A-4 de base, elle comprend également les profils spécialisés PDF/A-4e et PDF/A-4f.
Par ailleurs, il n'est pas nécessaire de convertir tous les documents conformes à l'ancienne norme PDF/A en PDF/A-4 ; les normes PDF/A-1 à PDF/A-3 restent valides.
Choisir la bonne version PDF/A ne se résume pas à « la plus récente est toujours la meilleure ».
Il faut tenir compte de facteurs tels que le type de document à archiver, les fonctionnalités nécessaires, vos outils et les exigences du destinataire.
De manière générale, vous pouvez vous référer à l'approche suivante.
| Objectif ou besoin | Version recommandée |
| Assurer la conservation à long terme de documents courants | PDF/A-1 ou PDF/A-2 |
| Bénéficier de fonctionnalités PDF plus récentes | PDF/A-2 |
| Archiver un PDF avec ses fichiers associés | PDF/A-3 |
| Archiver des documents techniques contenant des modèles 3D | PDF/A-4e |
En contexte professionnel, vérifiez d'abord si votre entreprise, vos partenaires ou l'administration imposent une version précise du PDF/A.
Convertir un fichier PDF standard au format PDF/A ne se résume pas à changer son extension.
Avant la conversion, il est nécessaire de vérifier et d'adapter le contenu du PDF afin de respecter les exigences du format PDF/A, puis de s'assurer que le fichier converti est conforme aux spécifications.
Points clés à vérifier avant la conversion :
Pour convertir rapidement et gratuitement un PDF, vous pouvez passer par un outil en ligne comme Smallpdf. Évitez toutefois d'y déposer des documents confidentiels.
Note : À ce jour, Smallpdf propose PDF/A-1 à PDF/A-3, mais pas PDF/A-4. Si vous n'avez pas besoin d'une version précise, c'est une bonne option.
Si vous possédez encore le fichier original (par exemple, un document Word), vous pouvez, outre la conversion du PDF existant, créer directement un fichier PDF/A à partir des données originales.
Prenons l'exemple d'un document Word : aucune installation de logiciel supplémentaire n'est requise. Il suffit d'utiliser la fonction « Enregistrer sous » pour l'enregistrer au format PDF/A. Voici la procédure :
1. Sélectionnez « Fichier » et « Enregistrer sous ».
2. Dans « Type de fichier », sélectionnez « PDF ».
3. Cliquez sur « Options », puis cochez l’option de compatibilité ISO 19005-1 (PDF/A), si elle est disponible dans votre version de Word.
4.Cliquez sur « OK » pour enregistrer.
Note : Avec cette méthode, la norme PDF/A ne peut pas être sélectionnée individuellement ; le fichier sera enregistré au format PDF/A-1 conforme à la norme ISO 19005-1.
Si une erreur survient lors de la conversion au format PDF/A, vérifiez si le fichier contient des éléments qui ne répondent pas aux exigences du format PDF/A.
| Cause principale | Solution |
| Les polices ne sont pas correctement incorporées au PDF | Vérifiez les polices, puis recréez le PDF. |
| Le PDF est chiffré | Déchiffrez le PDF avant de le convertir. |
| Le PDF contient des fonctionnalités non prises en charge par la norme PDF/A choisie | Identifiez les fonctionnalités concernées, puis supprimez-les ou remplacez-les avant la conversion. |
| Le PDF d'origine est endommagé | Recréez le PDF à partir du fichier source, par exemple au format Word. |
Attention : la conversion ne garantit pas à elle seule la conformité au PDF/A. Vérifiez toujours le fichier obtenu à l’aide d’un outil de validation.
Par conséquent, après la conversion, assurez-vous de vérifier sa conformité à la norme PDF/A.
Après l'enregistrement au format PDF/A, vérifiez sa conformité aux normes en vigueur.
Pour vérifier rapidement si le fichier est bien au format PDF/A, ouvrez-le avec iBoomto AI. Si le fichier est reconnu comme tel, une barre d'information s'affichera en haut de l'interface, indiquant la version du format.
Note : Cliquez sur « Activer l'édition » à droite pour convertir le PDF/A en PDF standard.
Pour une vérification de conformité plus détaillée, vous pouvez utiliser veraPDF, un outil open source conçu spécifiquement pour la validation PDF/A. veraPDF prend en charge les règles de validation PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 et PDF/A-4 et peut effectuer des contrôles de conformité sur les documents en fonction des normes et niveaux de conformité correspondants.
Après la conversion, il est recommandé de vérifier les points suivants pour garantir l'exactitude du document :
Télécharger gratuitement
Vous devriez maintenant être en mesure de répondre à la question : PDF/A c'est quoi ? Il s'agit d'une norme PDF pour la conservation à long terme des documents électroniques, englobant différentes spécifications allant du PDF/A-1 au PDF/A-4. Il vise à préserver l’apparence des documents importants afin qu’ils puissent être consultés de manière aussi fidèle que possible, même des années plus tard.
Si vous devez convertir un PDF au format PDF/A, vous pouvez vous référer aux méthodes décrites dans cet article. Lors de nos tests, le processus de conversion s'est avéré très simple. De plus, si vous souhaitez consulter le contenu du PDF avant la conversion, ou encore le résumer ou le modifier, vous pouvez également utiliser iBoomto, qui intègre un assistant de documents basé sur l'IA.